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Digitale Transformation – Ideen für KMUs Teil 3: Betriebsorganisation & Prozesse

Betriebsorganisation und Abwicklung sind oft notwendige Übel für KMUs – und damit eine perfekte Grundlage, um Digitalisierung und Automatisierung zu nutzen! Das reduziert den Aufwand für die nervigen Notwendigkeiten und hat mehr Zeit fürs Wesentliche.

Wie auch die anderen Beiträge dieser Reihe, ist dieser Artikel vor allem als Ideengeber gedacht. Er soll zeigen, wie und wo jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Budget, mit der digitalen Transformation ansetzen kann. Wir zeigen immer kleine, (fast) Do-It-Yourself-Lösungen und größere Beispiele, wie digitale Transformation aussehen kann. Verstehen sie diesen Artikel eher als Startpunkt für ihre eigene Entwicklung.

Alle Artikel dieser Serie:

Digitalisierung von Betriebsorganisation und Prozessen

Bei der Steuerung und Führung eines Unternehmens können digitale Lösungen die Arbeit enorm erleichtern. Gute Indikatoren für ungenutztes Digitalisierungs-Potential sind immer da zu finden, wo entweder viel Papier oder nervende und repetitive Aufgaben auftauchen, die vom eigentlich Betriebszweck ablenken. Oder natürlich zum Betriebszweck gehören, diesen aber bremsen.

Nachfolgend ein paar Beispiele, von einfach bis komplex, wie Digitalisierung den Unternehmens-Alltag erleichtern kann.

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Eingangsrechnungen per Email

Einer der einfachsten Fälle für Prozessautomatisierung: Die Eingangsrechnungen. Wahrscheinlich bekommen sie den Großteil ihrer Rechnungen als pdf per Email. Wie gehen sie damit um? Ganz analog wäre Ausdrucken, Abheften, den Ordner zum Steuerberater tragen. Etwas digitaler; die Rechnung leiten Sie per Email an den Steuerberater weiter und archivieren sie auf ihrem Computer. Wie wäre es, wenn alles ganz automatisch geschieht? Oder maximal mit einem Klick, falls Sie die Rechnung prüfen müssen?

Kleine Prozessautomatisierungen wie diese können mit Tools wie Zapier und IFTTT (If this than that) eingerichtet werden. In unserem Fall haben wir das ganze noch etwas weiter entwickelt: Zum einen haben wir eine spezielle Email-Adresse eingerichtet, an die wir Rechnungen weiterleiten können (oder direkt vom Aussteller schicken lassen können). Die Rechnungen werden dann automatisch an den Steuerberater weitergeleitet und in unserer Cloud archiviert.

Zum anderen haben wir einen Hotfolder – ein Ordner auf dem Desktop, in den wir Rechnungen schieben können. Einmal im Hotfolder gelandet, werden die Rechnungen automatisch per Email an den Steuerberater versendet und archiviert. Hilfreich für Dokumente, die nicht per Mail eintrudeln, sondern z.B. heruntergeladen werden müssen.

Und das Beste und mein persönlicher Favorit: Sollten wir doch mal eine Rechnung als Papier bekommen, fotografieren wir sie einfach mit dem Handy und schicken das Bild ebenfalls direkt an die obige Routine. Easy as pie!

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Reportingdashboard statt Excel

Excel ist die Standardsoftware für Geschäftsreportings und Kalkulationen und es hat seine absolute Berechtigung in diesem Feld. Oft werden aber für Auswertungen mühsam verschiedene Datenquellen zusammenkopiert, referenziert und dann versucht, die wichtigen Punkte in mittel-hübschen Graphen abzubilden. Will man tiefer in einem Feld einsteigen oder einen anderen Zeitrahmen wählen, muss die Arbeit häufig wiederholt werden. Besonders für regelmäßige Auswertungen ist diese Arbeit nervig und kann – dank Digitalisierung – automatisiert werden.

Individuelle Monitoring- und Reporting-Dashboards nehmen einem den zeitfressenden Teil der Arbeit ab und man kann sich voll auf die Ergebnisse, Insights und idealerweise sehr hübsche Graphen konzentrieren. Als Beispiel haben wir mydash.io als Analyse-Tool für Affiliate-Marketer entwickelt. Neben der Datenaufbereitung und -Visualisierung, bekommen Nutzer auf Wunsch außerdem jeden Tag eine Reporting-Email mit den Einnahmen und Besucherstatistiken vom Vortag. So kann Controlling Spaß machen!

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CMS, CRM und ERP – oh je, oh je!

Und wieder eine kleine Ansammlung von kryptischen Abkürzungen. Aber es lohnt sich, diese kurz anzuschauen – versprochen!

CMS

Steht für Content Management System und haben die meisten wahrscheinlich schon in Gebrauch. Es sind die Systeme zur Datenverwaltung, die hinter den meisten Webseiten stehen. Wordpress anyone? Andere bekannte Vertreter: Joomla, Drupal, Typo 3.

Die o.g. CMS sind immer noch ubiquitär im Einsatz, doch es gibt mittlerweile (v.a. für kleinere, wenig dynamische Web-Auftritte) schnellere und einfachere Systeme. Unsere Webseite zum Beispiel kommt, trotz Blog, ohne aus – und lädt daher viel schneller. ;)

CRM

Bedeutet Customer Relationship Management, Kundenmanagement. Eine CRM-Software verwaltet und automatisiert kundenbezogenen Vorgänge. Neben Stammdaten-Verwaltung, Sales-Pipeline und Angeboten, können damit z.B. auch automatisierte Marketing-Emails verschickt, Webseiten-Chats verwaltet werden und vieles mehr.

ERP

Enterprise Ressource Planning klingt nach riesigem Konzern und SAP, dabei kann es ein wahres Powerhouse für KMUs sein. Ein ERP ist meist modular aufgestellt und kann, neben CRM und CMS, auch Produkt-/ Lagerverwaltung, Personalmanagement, sowie Rechnungslegung beinhalten. One tool to rule them all – sozusagen!

Gerade wenn man mit der Digitalisierung seines Unternehmens erst anfängt, kann ein flexibles ERP-System die Grundlage für viele weitere Entwicklungen und Automatisierungen sein. Der große Vorteil: Man verwendet von Anfang an nur eine Software, die mit den Ansprüchen mitwächst, anstatt viele kleine Teile aufzubauen und irgendwann in einem Admin-Albtraum zu stecken.

Und keine Sorge: Das geht auch ohne SAP-Lizengebühren zu zahlen.

Fazit

Die Betriebsorganisation ist vielleicht nicht die glamouröseste, dafür aber eine großartige Spielwiese für die Digitalisierung. Hier laufen alle Einzelteile zusammen. Von Automatisierungen repetitiver, kleiner Aufgaben, bis zum zentralisierten Steuern aller Unternehmensprozesse ist vieles möglich. Das tolle dabei ist, dass man alles schrittweise aufbauen und nach und nach digitalisieren kann. Das hat neben Kosten- noch weitere, vielleicht sogar wichtigere, Vorteile: Geht man schrittweise, fällt allen Beteiligten im Unternehmen leichter, die neuen Techniken anzuwenden und ihren Mehrwert zu begreifen. Außerdem kann das System leichter agil an den Unternehmenszweck angepasst werden.

Den schlimmsten Fehler den man bei der Digitalisierung machen kann? Viel Geld in ein System investieren, dass dann nicht zufriedenstellend funktioniert und von den Mitarbeitern ungern oder gar nicht verwendet wird. Wie man das verhindern kann? Durch eine schrittweise, agile Entwicklung, bei der die entsprechenden Bereiche von Anfang an mit eingebunden sind.

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