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Step by Step in die Digitale Transformation für KMUs Teil 2: Ziele, Strategie und Roadmap

Im ersten Teil dieser Serie, haben wir gezeigt, wie man das Digitalisierungspotenzial im Unternehmen ermittelt. Nächster Schritt in Richtung Digitale Zukunft: Eine langfristige Strategie. Die Kernfragen dabei – Wo möchte ich mit meinem Unternehmen hin? Welche digitale Unterstützung brauche ich dazu und in welchen Schritten komme ich dahin?

All diese Überlegungen helfen, sicherzustellen, dass man keine unnötigen Dinge entwickelt oder einzelne Insellösungen kreiert. Denn diese lassen sich im Nachhinein nur schwer in eine sinnvolle Gesamt-Lösung integrieren, ohne von Grund auf alles neu zu planen oder zu programmieren.

Dieser zweite Teil der Serie "Step by Step in die Digitale Transformation für KMUs" zeigt einfache Tools und Fragestellungen, mit denen Sie individuelle Ziele Ihres Unternehmens herausarbeiten und daraufhin eine für Sie passende Digital-Strategie und Roadmap entwickeln können.

Step 1: Was ist mein langfristiges Ziel?

Wo wollen Sie mit Ihrem Unternehmen in 5 Jahren, in 10 Jahren sein? Wahrscheinlich wissen sie das zumindest teilweise schon. Doch überlegen Sie auch, welche Produkte oder Dienstleistungen sie konkret verkaufen werden, welche Zielgruppen und Märkte sie bedienen werden und wie sich Ihr Markt und die Konkurrenz entwickeln könnten. Skizzieren Sie dann, wie Ihnen neue digitale Prozesse und Geschäftsmodelle bei der Erreichung dieser Ziele helfen. Wie sie ihr Alleinstellungsmerkmal erhalten oder auf- bzw. ausbauen können.

Denken sie groß und stecken sie sich Ihre Ziele hoch. Nur so kitzelt man die wirklich cleveren Lösungen heraus.

Step 2: Warum fange ich jetzt an?

Die richtige Zeit, mit der Digitalen Transformation zu starten, ist jetzt! Auch wenn dieser Fakt klar ist – es macht Sinn, sich all die guten Gründe zu überlegen, warum Sie genau jetzt damit anfangen. Die Digitale Transformation ist eine (lohnende) Herausforderung. Besonders wenn bestehende Strukturen verändert werden, bedarf es großer Flexibilität im Kopf von Unternehmern und Mitarbeitern. Da es auf dem Weg durchaus auch zu Rückschlägen kommen kann, bzw. es sein kann, dass Dinge im ersten Anlauf nicht sofort funktionieren, ist es wichtig, eine übergreifendes Mindset zu haben. Das Ziel, aber auch die Gründe, müssen klar sein: Warum gehen wir jetzt diesen Schritt? Was versprechen wir uns in Zukunft davon? Was sind die Vorteile, die wir damit erreichen werden?

Je klarer sie sich über ihre Ziele und ihre Gründe sind, umso wahrscheinlicher ist es, erfolgreich durch die digitale Transformation zu schreiten und Ihre Mitarbeiter dafür zu begeistern.

Step 3: Was ist der Fahrplan? Was sind die ersten Schritte?

Wahrscheinlich gibt es im Unternehmen mehr als eine Baustelle an der Sie mit der Digitalisierung ansetzen können. Daher ist es wichtig, einen Fahrplan zu haben und klar zu sehen, in welchen Schritten Sie Ihre Ziele erreichen wollen. Dabei gilt es abzuwägen – macht es Sinn, mit fundamentalen Änderungen zu beginnen, um eine Basis zu schaffen? Oder startet man vielversprechender mit einzelnen Teilbereichen, die vielleicht ein akutes Problem lösen und sich im Nachhinein zusammenfassen lassen.

Grundsätzlich ist es natürlich sinnvoll, das "Digitale Haus" auf ein solides Fundament zu setzen. Wenn jedoch das langfristige Ziel und die Strategie klar sind, kann man unter Umständen auch mit einem Teilbereich anfangen. Vor allem, wenn der Teilbereich bereits kurzfristig großen Mehrwert liefert.

Bleiben wir kurz bei der Analogie des "Digitalen Hauses": Wenn Sie genau wissen, wie es künftig aussehen wird, können Sie zunächst auch mit dem Bau einer Garage beginnen. Sie ist schnell gebaut und bietet Ihnen ein erstes Dach über dem Kopf. Die Verbindungstüre zum künftigen Haus installieren Sie bereits. Denn auch wenn sie zunächst noch verschlossen bleibt, muss sie so nicht nachträglich hineingezimmert werden. So erweitern Sie Modul um Modul erweitern, bis Ihre Digitale Traumvilla steht.

Step 4: Was kostet mich das Ganze? Was verspreche ich mir davon?

Die Digitale Transformation ist immer ein Investment ins Unternehmen und ins Wachstum. Aber anders als bei einer neuen Maschine, ist oft nicht sofort klar, was der Nutzen wirklich ist. Schließlich hat es bisher ja auch irgendwie funktioniert. Oft liegt es daran, dass Digitale Transformation an vielen Stellen ansetzt: Prozesse, Kundenservice, Produkt, Marketing, ... – das ganze Bild zeigt sich erst beim Blick von außen.

Meist muss der Nutzen für jeden Bereich einzeln bewertet werden. Für Prozesse eignen sich dabei meist Zeitersparnis und Fehlerreduzierung als Maß. Wie viel Stunden sparen wir, wenn dieser Vorgang automatisch läuft? Wieviel Geld und Zeit, wenn sich die Fehlerquote reduziert?

Bei Kundenservice und Marketing ist die Bewertung oft schwammiger, da es viele Variablen gibt. Wie viel ist ein Tool für den After-Sales-Service Wert? Habe ich dadurch "nur" ein Alleinstellungsmerkmal und zusätzlichen Verkaufsgrund? Oder steigere ich damit messbar die Kundenbindung und damit den Umsatz pro Kunde?

Alles ist noch spannender, wenn gesamte Geschäftsmodelle digitalisiert werden oder ein neues, digitales Produkt auf den Markt gebracht wird. In gewisser Weise begeben sich auch eingesessene Unternehmen zurück in den StartUp-Modus.

Eine sehr gute Möglichkeit, die laufenden Kosten so transparent und kontrollierbar wie möglich und zu halten, ist der Agile oder Lean-Ansatz. Man fängt mit einer minimalen Initial-Version an und entwickelt dann fortlaufend neue Module und Verbesserungen. So stellt man sicher, dass man regelmäßig den Wert und Bedarf evaluiert und nichts entwickelt, was dem Kunden oder dem Unternehmen keinen Mehrwert bietet. Langfristig gesehen, ist das eine äußerst nachhaltige und vielsprechende Herangehensweise an die Digitale Transformation.

Step 5: Mit Agilen Zielen echte Problemlöser entwickeln

Der beste Plan hilft nichts ohne Umsetzung. Scheitert ein Digitalisierungsprojekt, liegt es oftmals nicht daran, dass die Idee schlecht war – sondern weil die Umsetzung zu statisch, zu traditionell vollzogen wurde. Digitalisierung funktioniert nicht mit der Brechstange. Es ist keine neue Maschine, die man kauft, in Betrieb nimmt und die dann sofort den Ausstoß verdoppelt.

Für die Einführung digitaler Lösungen hat sich der agile Ansatz vielfach erprobt und bewiesen. Oft ist dabei ein Umdenken nötig. Wo die Unterschiede zu klassischen Zielsetzungen liegen? Hier einige Punkte, die den agilen Entwicklungs-Ansatz verdeutlichen:

  1. User Stories – Lösungen aus Nutzersicht

Egal ob für Kunden oder Mitarbeiter – gute digitale Lösungen machen Menschen das Leben leichter, indem sie echte Probleme lösen. User Stories helfen dabei, die Brille aus Nutzersicht aufzusetzen. In einem einfachen Satz beschreibt eine User-Story ein bestimmtes Problem, wer es hat, und warum. Das sieht z.B. so aus:

"Unsere <Geschäftskunden> wollen , damit <sie Preise direkt vergleichen und den Auftrag schneller vergeben können>."

Man beachte, dass die User Story keinen Lösungsweg oder -Ansatz vorgibt. Wichtig sind das Wer, Was und Warum, und dass die Aussagen möglichst valide belegbar sind. User Stories bringen sämtliche Anspruchsgruppen zusammen, sind eine große Hilfe bei der kreativen Lösungsfindung, zeigen mögliche Stolpersteine und legen den Grundstein für die weitere agile Entwicklung.

  1. Ich weiß, dass ich nichts weiß.

Klingt sehr philosophisch, ist aber auch in der Praxis gut anzuwenden. Agile Ziele sind, wie der Name bereits verrät, nicht in Stein gemeißelt – im Gegenteil, ihre Annahme wird immer wieder überprüft und die Digitale Lösung entsprechend verfeinert und weiterentwickelt. So entwickelt sich mit der Zeit eine ausgefuchste Lösung für echte Probleme.

  1. Feedback, Improve, Repeat

Doch wie stellen wir fest, dass wir in die richtige Richtung entwickeln? Durch inkrementelle, schrittweise Entwicklung und viel Feedback von den Nutzern, für die wir die Lösung bauen. Wir arbeiten in kleinen iterativen Zyklen, launchen das Resultat für die Zielgruppe, beobachten ihr Verhalten und fragen nach Feedback. Wir lernen aus den Ergebnissen, und passen unser Produkt in der nächsten, kleinen Entwicklungs-Runde weiter an.

Ihre Strategie für die Digitalisierung

Nach all diesen Überlegung, sollten Sie eine klare Vorstellung haben, wie Sie Ihr Unternehmen ins digitale Zeitalter bringen. Sie wissen, wo Sie konkret hinwollen und in welchen Schritten Sie dieses Ziel erreichen werden. Ihnen ist bewusst, was Ihr Unternehmen davon haben wird und warum sie die Transformation jetzt starten. Sie haben außerdem ihre Zwischenziele und Schritte konkretisiert und sind sich durch die User Stories sicher, einen echten Problemlöser zu entwickeln.

Im nächsten Artikel werden wir uns anschauen, wie Sie das richtige Mindset, die richtige Einstellung - auch bei Ihren Mitarbeitern - für die Digitale Transformation wecken und sicherstellen, dass alle im Unternehmen an einem Strang ziehen. Sie suchen noch ein paar Inspirationen und Beispiele was alles möglich ist? Starten sie hier.

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