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Step by step in die Digitale Transformation für KMUs Teil 4: Umsetzung und Kosten

Der Plan für die Digitale Transformation steht? Dann ist es an der Zeit, das große Ziel in einzelne Projekte und Schritte herunterzubrechen. Dieser Artikel zeigt Besonderheiten bei der Planung und Kalkulation von Digital-Projekten und stellt bewährte Umsetzungsmethoden vor.

Mit dem richtigen Digital-Projekt starten

Digitale Transformation ist dann geglückt, wenn die einzelnen Digital-Projekte erfolgreich umgesetzt sind. Da das Einführen von Digitalisierungsprojekten aufwendig für die Belegschaft sein kann, empfiehlt es sich, nicht zu viele Vorhaben gleichzeitig umzusetzen.

Steht man mit der Digitalisierung noch recht am Anfang, ist es außerdem ratsam, mit dem Projekt anzufangen, das den meisten Erfolg bei geringstem Aufwand und internem Gegenwind verspricht.

Neben diesen beiden Faktoren, spielen natürlich auch andere, wie Budget, Ertrag, Dringlichkeit, Strategie, etc. eine Rolle. Bei komplexen Situation und vielen Projekten, empfiehlt es sich, eine Score Card mit einheitlichen Kriterien zu verwenden um die einzelnen Digitalisierungsprojekte vergleichbar zu bewerten und entprechend zu priorisieren.

Projektplanung für Digitalisierungsprojekte

Im Grunde unterscheidet sich die Planung selbst nicht großartig von der anderer Projekte. In einem Dokument werden die wichtigsten Charakteristiken des Digital-Projektes festgehalten:

  • Aussagekräftiger Titel, der auch Indirekt-Beteiligten den konkreten Inhalt vermittelt
  • Ausgangslage
    • Wo stehen wir aktuell?
    • Was ist die Situation, die wir lösen oder verbessern wollen?
  • Projektziele und nicht-Ziele
    • Wie sieht die Situation aus wenn wir erfolgreich waren? Woran erkennen wir, dass wir erfolgreich waren
    • Was ist nicht Teil bzw. Ziel dieses Projekts?
  • Wichtige Meilensteine und Module
    • Welche wichtigen Zwischenschritte sehen wir auf dem Weg?
    • Welche Kernmodule können wir bereits benennen?
  • Was sind die Hauptaufgaben? Und wer ist verantwortlich?
  • Grobe Kosten und Budgetplanung (für den ersten Schritt, die erste Version)
  • Grober Zeitplan mit Anfangs- und Enddatum

Technischer und personeller Bedarf im Unternehmen

Es ist wichtig, sich im Vorfeld darüber klar zu werden, welche Ressourcen für das jeweilige Digitalisierungsprojekt benötigt werden. In den meisten Fällen ist der technische Teil davon, also zum Beispiel Server und verwendete Frameworks, sehr einfach zu kalkulieren. Digitalisierungs-Projekte stehen (und fallen) jedoch vor allem durch das Zusammenspiel vieler Fachexperten.

Eine breitgefächerte Digital-Expertise ist in den meisten KMU schlicht nicht vorhanden. Doch auch wegen der "frischen Perspektive", empfiehlt sich in vielen Fällen, die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister. Komplett ausgelagert kann ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt allerdings nicht werden. Es bedarf immer der Zu- und Mitarbeit, sowie der Steuerung aus dem Unternehmen heraus.

Wie bei einem Hausbau, gibt es bei jedem Digitalisierungsprojekt 3 verschiedene Aufgabentypen:

  1. Aufgaben, die besser von einer Fachkraft gemacht werden (Fundament, Elektroinstallation).

  2. Aufgaben, die selbst gemacht werden können (Streichen, Bodenverlegen, Einrichtung).

  3. Aufgaben, die selbst gemacht werden müssen (Entscheidungen über Bauplan, Fassadenfarbe, Einrichtungsgegenstände).

Das absolute Mindestmaß an Personal-Bedarf während eines Digital-Projektes ist also ein dedizierter Ansprechpartner für den Dienstleister im Unternehmen mit ausreichend Entscheidungs- und Budgetverantwortung um die Aufgaben aus Kategorie 3 zu bearbeiten.

Zudem empfiehlt es sich, die Nutzer (besonders wenn es Mitarbeiter sind) so früh wie möglich mit ins Boot zu nehmen. Das erleichtert die anschließende Einführung und garantiert einen Nutzer-nahen Entwicklungsprozess.

Kosten eines Digital-Projektes kalkulieren

Kosten der Digitalen Transformation können in verschiedene Stufen eingeteilt werden. Sie folgen grob dem Produktlebenszyklus: Initiale Konzept- und Strategiefindung, evtl. Proof of Concept/Prototyp, Minimal Viable Product (MVP), erster vollständiger Release, evtl. weitere Releases, Wartung.

Die ersten Phasen sind dabei mit eher niedrigen und gut kalkulierbaren Kosten verbunden: Ideen-Findung und sogar Proof of Concept können häufig ohne Programmierung geschehen. Alle folgenden Schritte sind mit Programmierleistungen verknüpft. Eine exakte Schätzung von Softwareentwicklung ist im Grunde genommen unmöglich. Es gibt allerdings verschiedene Methoden, die unterschiedlich gute Näherungswerte versprechen. Im einzelnen darauf einzugehen, sprengt den Rahmen dieses Artikels, doch ein guter Dienstleister wird Ihnen in der Kalkulation behilflich sein.

Kleine Projekte können gegebenenfalls über einen Fixpreis realisiert werden. Je komplexer die Entwicklung, desto mehr eignet sich ein zeitbasiertes, flexibles Modell für beide Seiten.

In jedem Digital-Projekt gibt es Variablen, die die Kosten während des laufenden Vorhabens beeinflussen und mit entsprechend Puffer eingeplant werden sollten. Je genauer Zieldefinition und Vorstellungen, desto einfacher gestalten sich natürlich Planung und Kalkulation.

Mit am kostenintensivsten sind Plan- bzw. Zieländerungen des laufenden Projektes. Agile Arbeitsmethoden erlauben diesen Schritt zwar ausdrücklich und auch sehr kurzfristig, das macht sie aber nicht weniger kostenintensiv.

Ein guter "Product Owner", also die verantwortliche Person im Unternehmen, hat übrigens sehr starken Einfluss auf die Effizienz des Prozesses und damit auf die Dauer und Kosten. Durch seine effiziente Kommunikation, kurze Wege und entsprechendes Fachwissen kann das Projekt deutlich günstiger werden.

Man nähert sich den Kosten-Prognosen von Digitalprojekten meist in 3 Stufen:

  1. Eine erste Kategorieschätzung um das Projekt einzuordnen und um eine Umsetzungsentscheidung treffen zu können. Das ist die "grobe Hausnummer".
  2. Eine Detailschätzung nach der Konzept- und Planungsphase, um ein Planungsbudget für das Projekt zu erhalten.
  3. Relativ genaue Kosteneinordnung der einzelnen Module und Features – fürs Controlling des laufenden Projektes und als Entscheidungsgrundlage für Priorisierungen.

Risiko und Kosten kontrollieren

Jedes Digitalisierungsprojekt ist immer ein Investment, das kurzfristig Kosten erzeugt, die langfristig zu mehr Ertrag und Gewinn führen sollen. Und jedes Investment ist ein Risiko, das kontrolliert werden sollte. Bei der Softwareentwicklung empfiehlt sich, neben der Einhaltung von Best Practices bei der Umsetzung, vor allem die Stage-Gate Methode zur Kontrolle des Risikos.

Best Practices: Lean, Agile, MVP

Eine schlanke, agile, zielgerichtete und schrittweise Entwicklung stellt sicher, dass man schnell das richtige Produkt entwickelt. So werden unnötige Kosten durch fehlgeleitete Entwicklung ganz vermieden, oder zumindest sehr schnell erkannt und korrigiert. Das Arbeiten in klaren Projektschritten – wie zum Beispiel dem Erstellen eines MVP – erlaubt zudem die einfache Verwendung der Stage-Gate Methode.

Stage-Gate Methode

Bei der Stage Gate Methode handelt es sich um eine sehr einfache Kontrolleinheit. Nach jedem großen Entwicklungsschritt werden die Erwartungen mit den Resultaten verglichen und eine Entscheidung getroffen ob das Projekt fortgeführt werden soll. Als Stages eigenen sich besonders die Schritte, die auch der Kostenstruktur zugrunde liegen:

Idee und Konzept → Proof of Concept → MVP → erster Release → weitere Releases → Wartung

Fazit

Je nach Größe, können Digitalisierungsprojekte sehr einfach oder ziemlich komplex in Umsetzung und Kostenstruktur sein. Während man bei kleinen, klar absteckbaren Projekten (z.B. eine Webseite) häufig mit einem Fixpreis und klaren Terminen rechnen kann, sollte großen Digitalisierungsprojekten ein dynamisches Kosten- und Zeitfenster zugeordnet werden.

Das Gleiche gilt auch für die nötigen internen Ressourcen: Bei einfachen Projekten reicht ein dedizierter Ansprechpartner mit 1-2 Stunden Zeit pro Woche. Bei komplizierten Projekten kann sich ein interner Fachmann mit Vollzeit-Anstellung lohnen.

Ein professioneller Dienstleister wird ihnen transparent erklären können wie Kostenschätzungen Ihres Digital-Projektes zustandekommen. Er wird Ihnen helfen, durch die verschiedenen Stadien zu navigieren und Sie unterstützen, die richtigen Entscheidungen auf dem Weg zu treffen.

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